https://i-chentsai.innovarad.tw/2016/06/time_management.html
作者：蔡依橙
上一次寫「時間管理技巧」，已經是 6 年前了，被網友們持續敲碗，敲到碗都破了，實在不好意思。
之前這兩篇，是以「住院醫師正在發展專業」的角度書寫，經過 6 年之後，我變成輕大叔，各位在社會上發展了幾年，可動用資源多了些，專業也已經上軌道，我們體力或許不再那麼好，但腦力、人脈、看事情的深度與廣度都不錯，正朝著最燦爛的人生高峰前進。這個階段，怎麼思考「時間管理」呢？
我們還是用最強的 Time management matrix（時間管理矩陣）by Stephen Covey 作介紹。客倌啊，您可千萬別看不起這個四方格，事實上，有些高流量的文章，裡頭介紹的概念跟舉的例子，竟然是錯的。如果你用來規劃人生的核心，觀念有錯，那就太悲劇啦。
請您拿出一張紙，真的拿出來寫喔，只有看，是學不會的。跟著我畫下這個格子，一起走過四大象限。如果你覺得下面這張圖還行，也可以「按右鍵」在新視窗開啟後，列印輸出。
時間管理矩陣
畫出一個「田」，寫上「急迫、不急迫」與「重要、不重要」。然後我們回顧自己過去的生活，把所有會花時間的大小事，分別填入。
急迫+重要
對於一個專業人士來說，每天上班的工作，都有其時間性，早上趕門診、下午要查房、明天一早要開刀，值班時總醫師通知多了一台急診刀，這些都是急迫且重要的。
這些事情，在我們的職業訓練過程中，都已經內化成自己的一部分，體制用各種方法規訓你，門診遲到會扣錢、查房遲到患者會在意、開刀遲到刷手流動助手都會念你。所以你總是能夠把這樣的事情做好。
偶爾，會有被指派的演講或報告，這些也是很清楚的「急迫且重要」事件，我們會準時去做，問題也不大。
在左上角這格，寫下那些你必須要照時間完成的重要工作吧。
不急迫+重要
這個象限比較抽象，背後常是一些高大上的問題，像是：
- 我日後想要成為怎樣的放射科醫師？
- 我要不要結婚？想維持怎樣的伴侶狀態？我要不要有小孩？小孩要有幾個？
- 我 50 歲的時候，希望的人生是怎樣的？
- 我退休的時候，希望的人生是怎樣的？
- 我終身總所得可能在什麼區間？所以我應該買怎樣的房子、買怎樣的車子、過怎樣的生活？
當你嘗試去思考這些問題，並有自己的初步答案時，接著就是回推：「現在的我，該做些什麼？」
所以，這格我舉的例子是：專業生涯經營、人生狀態規劃。
以我來說，問自己的問題是：「趨勢雖然緩緩向下，但努力成為行業頂尖，選擇會更多，機會也會更多，真要做點什麼改變，也比較有資源。那麼，如果我要成為頂尖的放射科醫師，該做什麼？」
所以，我閱讀多本教科書（放射之外，連兒心、心內、心外的書都讀）、最新期刊、參加國際會議，努力思考在既有的系統下，還能為患者做些什麼？我做研究，讓自己的技術與實力成為業界的 cutting edge 等級，並被看見；我努力教學，讓同事們也具有世界等級的知識與能力，對自己當然有好處，這樣我就能跟世界等級的團隊成員合作，產出更優秀成績；我用傑出表現增加受邀國際演講的機會，並進入國際學會，受邀撰寫 guideline，有更難得的經驗，看到更高的視野。
人生狀態部分，經過思考，我想要有兩個小孩，所以，我希望的老年狀態就是：「小孩獨立，能照顧自己並在社會上生存，不用我操心。」自然，用這樣的目標回推，現在的我，在教養的方法上，就有很多要開始做的。
急迫+不重要
「急迫+不重要」這邊，往往是維持生活所需的瑣事，包括：打掃家裡、洗衣服曬衣服、洗碗盤、採購各種生活食物與必需品、繳交電費水費網路費等各種費用。
這些事情當然急迫，沒買早餐，明天小孩上學前就沒得吃；沒洗衣服，明天就連一件乾淨的衣服都沒有；繳費單過期，補繳就不能在便利商店處理，更麻煩。
但要說重要性的話，這些事情跟明天要上台報告、早上門診的患者、專業生涯的規劃相比，其實也沒那麼重要。所以被擺到這邊來。
請您仔細想想，今天一整天所做的事情，哪些是屬於這類的，把他寫在「急迫+不重要」的格子裡吧。
不急迫+不重要
這部分，往往是休閒活動，包括追看朋友推薦的美劇、漫畫、手機遊戲、線上遊戲等。這些的確是正當休閒，從這些事情裡頭，能夠學到的也不少。
不過，跟沒洗衣服、沒繳網路費比，畢竟沒那麼急迫。如果用人生的尺度來看，似乎又沒有「發展專業生涯」那麼重要，所以暫時就委屈一下，放到這一格來囉。
四象限都填好了嗎？
經過分類，你應該已經寫好一張屬於自己的「時間管理矩陣」，並且把你每天的工作、思考、生活瑣事、家事、休閒，都一一分類進去。
接下來，我們就來看實際應用的時候，「一般人」，跟能夠完成更多事情、人生寫下更多精彩故事的時間管理「高手」，他們的差異在哪？
然後，看著自己寫好的表格思考，你該如何更有效的分配時間，才能達成真正想要的人生。
一般人常犯錯誤
一般人，其實也都知道，工作要做好、上台報告要準備，所以左上角的「急迫+重要」，一樣會努力去做。開刀用心開、簡報事先準備。
但是在每次忙碌後沒值班的週末，一些朋友就會花大量的時間追看美劇、狂玩線上遊戲，因為之前的所有辛苦，就是為了現在的享受。
當兩個象限把時間用得差不多後，生活中洗衣服繳電費這類的事情依然困擾，所有時間就在這三個象限分配完畢。而無力顧及「專業生涯經營」等「不急迫但非常重要」的事。
並不是說「美劇」跟「遊戲」就不好。如果你是字幕組，看美劇是為了練翻譯，讓自己具有強悍的專業能力，那「美劇」就是你「專業生涯經營」的一部份。如果你是有計畫的用「線上遊戲」在自己身為基層員工時，學習未來需要的領導管理，那這就是你「專業生涯經營」的能力補完計畫之一。
但如果你在看完「美劇」與「遊戲」後，關上螢幕，發現自己又熬夜了，影響到明天的工作，大量的空虛感、挫折感、罪惡感與懊悔感襲來，那或許，「美劇」與「遊戲」對你來說，真的是「不急迫且不重要」的事。
我們都已逐漸步入中年，人生開始進入下半場，時間有限、體力有限，如何分配「時間」，其實就是如何分配你剩下的「人生」。我個人建議的方式是，假設今天你 65 歲退休，你希望那時候的你，是什麼樣的？
是在專業上受人敬重？是手頭寬裕，不需要總是為了價格差幾百元煩惱半天？是能夠用自己的能力與知識協助別人的長者？
用更長遠的角度來看，就會知道四個象限該做什麼，以及我們應該把時間花在那邊。
高手的人生管理
在國際學會工作的經驗，讓我能在很短的時間內，與一群各國好手共同完成事情，也瞬間看到多位各國的「一時之選」，是怎麼工作的。
這些高手的時間分配模式很特殊。
首先，他們跟一般人一樣，會把專業工作準時做好，面對每次上台演講，一樣重視。但最特別的是，完成了這些事情之後，他們馬上投入讓自己「專業生涯經營」更完整的事情。
所以你可以在評鑑結束後，大家都完全放鬆的週末，在醫院看到他們進辦公室做研究寫論文，你可以在他們剛結束一個重要的上台演講後，發現他們正接著去看 Poster 與 e-Poster。
你說他們犧牲嗎？其實不然，因為這些人很清楚知道自己人生想要的是什麼，所以你問他：「為什麼來醫院寫論文，而不是回家看美劇？」他會跟你說：「看美劇是欣賞別人的創作，寫論文是完成自己的創作，比起來當然是作自己的比看別人的好，而且這些耕耘有加成效果，寫了一篇論文，又多一個可以被邀請演講的主題，多一個可以與更多國際高手連結的議題，在既有的專業耕耘上，有加成效果。但看美劇，雖然也很不錯，但對我人生的加成效果，沒那麼大。」
這也是 career（專業生涯）跟 job（工作）的差別。
Career vs Job
對追求 career 的人來說，臨床工作、研究發表、優質教學，每一分鐘都是在為自己的「人生藝術」添上幾塊樂高積木，醫院指派的工作能跟自己的人生方向吻合，非常好，醫院沒指派但對自己的專業生涯很重要的工作，每一分每一秒都想快點去完成。
對把醫療視為 job 的人來說，醫院用錢買了自己的時間，所以分分秒秒都在委屈自己替別人工作，一旦下班且沒值班，當然就要作些「自己想要的事情」來補償。如果自己又沒想清楚人生想要什麼，就很容易隨波逐流，購買 3C 討論區人家推薦的新商品，去部落客推薦的新餐廳嘗鮮。因為我們不知道怎麼構成自己，所以就由流行趨勢代勞。
Career 與 job 兩種生活都有好處，也都是值得尊敬的人生，只是到了人生終點時，會形成的最終人生樣貌，與在這個世界留下的足跡，是截然不同的。
另外，別誤會我支持長工時，勞動保障除了對追求 job 的人有好處，對追求 career 的人來說幫忙更大。有勞基法的保障，一個有心追求 career 的人，才真正能把腦筋騰出來思考，也才更能去完成自己的能力拼圖。
人生就是選擇，選好了就要認。當我們選擇 job，就不要對經營 career 的人說些酸言酸語：「好認真喔，好厲害喔，中流砥柱最積極了喔～」當我們選擇 career，也不用去酸別人：「你追獵人新連載很積極嘛，連富奸都開始畫了，你論文怎麼還生不出來？」
高手如何面對不重要的事？
時間管理高手們，面對「不重要」的事，會有停損與資源限制。
各位都在職場工作幾年，手頭現金也有一些，洗衣服曬衣服收衣服很麻煩，可以用「洗脫烘洗衣機」一次搞定。很多人推「洗碗機」，但我覺得對「總家事耗費心神」的減少來說，「洗脫烘洗衣機」才是冠軍（另一個並列冠軍的應該是掃地機器人）。
過去，我晚上要丟衣服進洗衣機，一個小時後，聽到洗好的逼逼聲，跑去吊起來曬，或換烘衣。這使得我整個晚上都心神不寧，總想著「要記得去曬衣服」，不然會爛掉發黴。真把衣服曬好後，也累了。
換成「洗脫烘洗衣機」後，丟去洗，就真的是 start and forget，等到隔天要洗衣服的時候，拿出洗好的乾衣服來折，丟進髒衣服，一樣 start and forget。洗衣服這事變成一天只要花 5 分鐘就能搞定。
能讓電腦幫你做的，就讓電腦幫你做。所以洗脫烘洗衣機、掃地機器人、洗碗機、電費水費網路費自動轉帳扣繳、線上購物，這些都是節省時間的好方法。
至於「不急迫+不重要」的部分，這就幾乎一定要犧牲，以我自己接觸的國際頂尖學者來說，日本頂尖醫師不知道妖怪手錶的故事與角色、新加坡的上市公司執行長不知道孫燕姿是新加坡人，這都是很常見的事，追劇更不用說，在「冬季戀歌」全盛時期，韓國的傑出醫師根本不知道那在演什麼，只恍然大悟的說：Oh, I know, Winter Sonata, some of my patients are talking about the drama, but I know nothing about the story.
每個人一天都是 24 小時，你想變成這樣，就沒辦法變成那樣。這是需要取捨的。
高手與一般人最大的差異
仔細思考，回想過去我們曾經同事過的伙伴們，可能進社會當 R1 的時候，大家都是草包，什麼都不懂，但 5 年過去，專科考過時，有的人竟然已經是國際學者，演講邀約不斷，工作機會甚多，有的人卻還在煩惱為什麼沒有論文、升不上去，對未來依舊茫然。
同樣的，同一梯 V1，有著類似的專科實力，有人到了 V5，就國際知名，合作甚多，有人到了 V5，病人量還是跟 V1 時期差不多。
把以上兩段作個比較，你會發現，高手跟一般人，最大的差異其實就是對「不急迫+重要」這個象限內的事情，投注的精力有所不同。一個開到滿，一個忽略了。
時間管理的秘訣，如此而已。
這次提比較多「專業發展」，關於「家庭經營」與「小孩教養」，其實觀念一樣，只是你真想都做好的話，就必須從「不重要」區榨出更多時間。
這次不敢說 part 3 了 XD
因為過去嚴重的部落格拖稿，隔了 6 年才有空寫續集，我這次訂題目不敢說 part 3，也不敢承諾我什麼時候會寫下一篇了 XD 畢竟對我來說，最重要的事情，還是把新思惟的各種課程與活動辦好，讓學員真正學到東西。
如果您關注過這三年的我們，會發現我們竟然在三年內，就開出了 8 種工作坊，包括：簡報、演講、研究、個人品牌等，而且還辦了各種大型活動與網路活動。參加過的朋友，多數評價都不錯，學習與啟發甚多。現場的觀察也發現，我們都能做好準備，不慌不亂。
其實，這就是把「時間管理」概念，從我「個人」應用到「團隊」的具體實踐。如果您實際上辦過活動就知道，要同時維持這樣的高品質與頻率，並不是容易的事。
有興趣的朋友，歡迎參考我們最近的課程。
沒有留言:
張貼留言