最近，我碰巧讀到一篇威爾（Bronnie Ware）寫的短文〈臨終病人的五大憾事〉。許多年來，威爾一直在照護臨終前返家的病人。這些病人最常出現的遺憾是什麼？「希望我曾經勇敢選擇忠於自我的生活，而不是照著別人的期待過日子。」其次呢？「希望我沒那麼努力工作。」
這兩種遺憾可透過兩種方式來理解：不要工作得太賣力，要把時間花在忠於自我的生活上；一樣努力地工作，甚至更努力，但要做自己看重的事。這些事必須忠於自我的生活，是你認為重要且有意義的事。
如果把臨終病人的兩種遺憾放在一起看，就可以了解人們之所以感到遺憾，並不是因為花那麼多時間在工作上，而是竟然那麼努力去做一些自己並不看重的事。如果我們的工作受我們看重，能代表忠於自我的生活，我們會活得更充實。當我們死去，就不會有遺憾。
每個人都能把時間花在自己看重的事物上嗎？我曾聽一位夜間清潔工，充滿驕傲地描述她有多擅於清理，在她打掃之後辦公室看起來有多棒，而這件事對於白天在那裡上班的人，又有多重要。所以，也許答案是肯定的。
沒有任何測量辦法－當然絕對不是金錢，能夠客觀地決定出某事對於某人的價值。唯一重要的是，去做你覺得重要的事。
創造你的年度重點：專注在少數幾件事
這世界上有太多事要完成，有那麼多有趣的人、好玩的活動、值得去做的事、有吸引力的機會，實在太難選擇了。所以我們乾脆不選，每一樣都來一點？
大多數的時間管理方法都有個問題，那就是它並不是協助你解決這個問題，而只是專注於教你怎麼以最少的時間完成所有事。但這是個錯誤，就好比在吃到飽餐廳裡每一樣多吃一點，是個錯誤的做法一樣。因為想要完成所有事情，會讓人抓狂、筋疲力盡。
想從吃到飽餐廳安然撤退，祕訣就在少吃幾樣。想要過著生氣蓬勃的日子，祕訣也是一樣，那就是少做幾件事。也就是說，對於要做什麼，必須要有策略；對於不該做什麼，也得痛下決心取捨。
說得再具體一點，我們應該專注在少數幾件事情上。我自己在經過多次的嘗試錯誤之後，得出的數字是五。
我決定把這一年的重點放在五件事情上，其中三件與工作有關，兩件是私人事務。我做的（幾乎）每件事，都必須屬於這五個領域。如果不是，只好禮貌地拒絕。
為什麼是五件事？因為對我來說，這樣似乎運作得不錯，必須完成的重要事項都包含在內，而且不至於筋疲力盡。但適合你的可能是三件事，也可能是七件，只要對你有效就行了。你會知道運作的效果，因為如果有效，你在每個領域都能得到成就感，不會雜亂而手足無措，或丟三落四。
那又為什麼是一年？因為一生太長，一個月又太短，用一年來實現長期重點剛好。我們常以年進行思考，像是學年度、生日、宗教節日、薪資、紅利、績效評估，都是在一年期限內進行，而且一年的時間剛好足以得到真正的進展，卻又不致迷失。
以下是我的五項重點：
● 三項與工作有關：服務現在的客戶；開發未來的客戶；寫作及演講。
● 兩項與個人有關：與家人和朋友相聚；做些有趣的事，照顧好自己。
● 三項與工作有關：服務現在的客戶；開發未來的客戶；寫作及演講。
● 兩項與個人有關：與家人和朋友相聚；做些有趣的事，照顧好自己。
這些事大都是無法明確量化的，但沒關係，這些並不是目標，也不是所有事情都要有個量化的目標。這些是重點領域，是你想要投入時間的事項。如果你想要的話，可以再為每個領域設立特定的目標。
你的清單會不同，因為你和我不同。重點在於你得有意識地去列出這張清單。在接下來的這一年，你想要專注在哪五件事情上？它們必須對你有重大意義，你才會投入那麼多時間在上面，並知道你對時間使用得當。
換句話說，就是在吃到飽餐廳用餐時，拿一個可裝五種菜色的盤子，不能再多了。既然只能選擇五種，就要確定拿到的是既營養又好吃的菜色。
怎樣運用時間，才算得當？確認你的清單能夠運用你的能力、包容你的缺點、強調你的獨特之處，並反應出你的熱情，那就對了。同樣重要的是，也要包括接受挑戰、與他人合作的機會，以及受到認可的機會。
一旦確認能夠反應上述元素的領域，接下來就得針對不適合放入盤裡的東西，做出困難的決定。
當決定好你的五個重點之後，把95％的時間用在上面，剩下的5％用來做其他零碎的事：幫忙同事；換機油；讀完iPad的評價（然後排隊去買一台），這些都能運用那5％的時間去完成。但如果這些事占用你20％的時間，那表示你花太多時間在別人的要務或無聊的生活瑣事上，沒有留足夠的時間來進行自己的要務。
有時，你會面臨重點之間的衝突；我就曾遇過，那次是TED邀請我去演講。我覺得TED大會很令人讚歎，而且演講明顯符合我的「寫作及演講」重點，但日期和伊蓮娜40歲及她父親70歲的慶生會相衝突。最後我決定推掉演講邀請。
並沒有任何公式可幫助你在五個領域之間做抉擇，但當衝突發生時，靜下心來想一想，大多數時候你會有答案。如果沒有，那這裡提供一種方式：想想看你最近花最多時間做哪些事，如果其中有個領域占用的時間明顯較少，就選它，做為平衡。如果不能決定，那選任何一個都好，至少你知道兩個都值得做。
一件一件來 選定要做的事
你已經知道這個年度首要的五件事是什麼。這些事必須成為每日生活的基礎，也就是你的組織圖。想讓你的年度重點工作有進展，就必須專心把時間投入其中，每天都是如此。
這時，一份有條理的工作清單就能幫上忙。這份清單必須保持單純，否則光是製作工作清單，就又多了一項工作。製作工作清單時，請依據你的五個領域來分類，然後加上第六類，並標示為「其他5％」。以我的某一天為例，工作清單會像這樣：
透過這樣的清單架構，把令人手足無措的事項，切分成容易管理又切實可行的工作區塊，同時確保時間花在對的地方。光說不練沒有意義，要真的花時間去做。我的工作清單就是我的計畫，也是我要投入時間心力的重點。
這個架構既單純，又有助於專注，是你展開一天的好方法，但功用不僅於此。它還能提供資訊，讓我知道自己怎麼處理各項重點領域、各領域之間如何建立關係，以及為了在各領域取得進展所做的努力。
看看前述清單，你會發現在這個特定日子，「服務現有的客戶」的比重遠超過「開發未來的客戶」。只有一天這樣沒關係，但如果是長久現象，在整個月當中，關於現有客戶的工作都填得滿滿的，而對未來客戶的工作卻空蕩蕩，我就會知道自己必須調整，才能讓業務成長。
當工作時間發生衝突，必須有所取捨時，這個清單架構尤其有用。例如有兩個會議都很重要，而我必須擇一參加，這時就可以根據自己運用時間的多寡，看哪個重點領域的活動較少而做出決定。這能幫助我保持平衡。
另一方面，在「做些有趣的事，照顧好自己」的領域，我也只有一個活動項目，但因為寫作、家人和朋友全是我能量的來源，所以沒有關係。
我也注意到「其他5％」的活動總是滿的，這些都是非常行政事務導向的，而且占據我超過5％的時間。這可能表示我應該雇用一位行政人員，或該把一些事項延後，直到行程表空出更多的時間。
只要有條理的把工作列成清單，著重在本年度想完成的目標，就可以減少令人窒息、動彈不得的狀況。
18分鐘輕鬆管理每一天 養成每日實行的好習慣
你可能不知道：人們在工作時，平均每小時會被打擾4次，而且有40%不會回到被打擾前的工作；有將近95%的經理人認為，最浪費他們時間的3件事是不必要的會議、不重要的郵件、冗長的簡報內容；而電子郵件與電話造成的分心，會讓人的智商降低10分，比抽大麻的影響高出1倍；一心多用，則會讓生產力下降40%。
成功者都有一個管理工作生活的好習慣，而這個習慣可以只占每天的18分鐘：
● 上班前花五分鐘，規劃當日工作重點。在打開電腦前，先坐下來，拿出工作清單，看看有哪些項目可以讓這一天變得很有成就。有哪些事項是實際可行的，能讓你更專注在年度重點上，並讓你在一天結束時感到自己過得很有生產力而成功？然後，把這些項目從工作清單上挪到行事曆。別忘了：要確保清單上的任何項目不會留在那裡超過三天，要不是把它們寫入行事曆，就是從清單上拿掉。
● 每小時花一分鐘，重新聚焦。把手錶、手機或電腦設定成每小時響一次，然後開始針對行事曆上面列的事項工作。當嗶聲響起，深呼吸，問問自己，過去一個小時是否有生產力。然後看一下行事曆，有意識地承諾自己要如何度過下一個小時。一小時接著一小時地管理每一天，別讓時間來管理你。
● 下班前花五分鐘，誠實檢討並反省自己。在一天工作即將結束之際，關上電腦，回顧今日，問問自己三組問題，例如：今天過得如何？今天學到了什麼？需要向誰回覆最新訊息嗎？快速寫幾封電子郵件或打幾通電話，確保自己與應該聯絡的人聯繫。
每天給自己18分鐘。你將學會如何有效管理每一年、每一天、每一刻：掌握專心的秘訣，有效排除干擾；除了管理自己，有熟知如何設定界線，以防別人浪費自己的時間；不必忙於搞定所有的事，而能在有限時間內完成真正重要的事。站高一點看自己，心靈富裕，工作才有效率。
（本文僅反映專家作者意見，不代表本社立場。）
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